Giao diện bán hàng trên máy Pos 2 màn hình/ Tablet
Giao diện bán hàng là mục hướng dẫn dành cho nhân viên khi thực hiện order tại cửa hàng.
1. Đăng nhập và Đăng xuất/Cắt ca
1.1 Đăng nhập
Hướng dẫn đăng nhập cho nhân viên vào mỗi đầu ca:
Bước 1: Chọn biểu tượng của LOOP trên màn hình.
Bước 2 (Đối với lần đầu cài đặt): Nhập Mã thương hiệu của bạn.
Giao diện nhập mã cửa hàng
Lưu ý: Để lấy mã này, khách hàng truy cập trang quản lý Dashboard, vào “Quản lý” -> “Cài đặt” -> “Cấu hình chung”.
Bước 3: Nhập Mã nhân viên (Passcode) gồm 6 kí tự. Chọn dấu Tích để tiến hành đăng nhập.
Giao diện nhập mã nhân viên
Lưu ý: Mã nhân viên được cấp Quản lý cài đặt trên trang quản lý Dashboard. Quản lý có thể cài đặt cho từng nhân viên các mã khác nhau bằng cách vào “Quản lý” -> “Nhân viên”
Sau khi đăng nhập thì giao diện chính của phần mềm trên POS / tablet sẽ hiển thị như sau:
Giao diện chính của phần mềm trên POS / tablet
Thanh công cụ ẩn: Gồm các thông tin như sau: thông tin cá nhân của nhân viên phụtrách ca, trạng thái hoạt động và các chức năng dành riêng cho nhân viên.
Thanh công cụ trên: Gồm các chức năng khả dụng trên máy POS.
Thông tin chi tiết menu: Thông tin về sản phẩm được phục vụ tại cửa hàng.
Thông tin chi tiết đơn hàng: Chi tiết thông tin hóa đơn của khách hàng.
1.2 Đăng xuất
Hướng dẫn đăng xuất trên máy Pos:
Chọn Biểu tượng ba gạch ngang (góc trái trên cùng màn hình chính máy POS), chọn Đăng xuất.
Giao diện chọn đăng xuất
Giao diện đăng xuất trên máy POS
Chọn chấp nhận: Đăng xuất tạm thời, mà không kết thúc ca.
Sau đó màn hình sẽ trở về giao diện đăng nhập đầu ca.
2. Hướng dẫn thao tác trên máy POS và Tablet
2.1 Hướng dẫn sử dụng phần mềm LOOP Smart POS
Hướng dẫn sau đây tại mục 2.1 sẽ được chia làm 2 phần chính dựa theo hình thức thanh toán đơn hàng của khách hàng.
Hình thức thanh toán trả trước: Khách hàng thanh toán hóa đơn rồi nhận món sau.
Hình thức thanh toán trả sau: Khách sử dụng món trước rồi mới thanh toán hóa đơn.
2.1.1 Hình thức thanh toán trả trước
a. Hướng dẫn chọn món
Giao diện menu hiển thị danh mục và các món ăn của cửa hàng:
Giao diện menu
Nhấn dấu "+" để thêm món vào đơn hàng. Nhấn vào tên món ăn để hiển thị bảng thông tin tùy chọn của món ăn như dưới đây:
Chi tiết món ăn
Hạng mục thông tin
Hình ảnh minh họa
Điều chỉnh số lượng và kích cỡ món ăn (nếu món ăn áp dụng kích cỡ)
Chọn tùy chọn cho món ăn (nếu có).
Một số tùy chọn có chú thích cho phép chọn nhiều chế độ.
Ví dụ: Tùy chọn Healthy options” (Tùy chọn lành mạnh) cho phép chọn cả 2 chế độ là Less sugar (Ít đường) và No oil (Không dầu).
Chọn Topping vào món ăn (có trả phí). Có thể chọn nhiều topping hoặc chọn nhiều lần một topping.
Thêm Ghi chú cho món ăn.
Chọn nhanh Số lượng món
Chọn mã giảm giá của món ăn
Sau khi điều chỉnh chi tiết món ăn, nhấn Thêm món để thêm món ăn vào đơn hàng.
b. Hướng dẫn tạo món nhanh
Tại giao diện menu, nhấn vào Tạo món nhanh. Đây là chức năng cho phép nhân viên tạo nhanh món ăn mới chưa có trong menu.
Ví dụ: Menu của cửa hàng chưa có món Tiramisu.
Tạo món nhanh trong giao diện menu
Nhập các thông tin về đơn hàng nhanh như ví dụ dưới đây:
Tên: Tiramisu.
Giá tiền: 20000 VND.
Nhập thông tin tạo món nhanh
Sau khi ấn Xác nhận, Danh mục món ăn sẽ hiển thị thêm 1 danh mục mới (biểu tượng tia sét) bao gồm danh sách những món ăn được tạo nhanh.
Danh mục Món ăn được tạo nhanh
(!) Danh mục Món ăn được tạo nhanh sẽ mất đi khi kết thúc ca.
c. Hướng dẫn chọn hình thức ăn
Khi tạo đơn hàng, nhân viên có thể lựa chọn Hình thức ăn cho từng đơn hàng tại phần Thông tin chi tiết đơn hàng. Từ đó, hệ thống có thể xuất báo cáo doanh thu đến từ từng hình thức ăn, cho phép cấp quản lý theo dõi và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Thông tin chi tiết đơn hàng
Chọn 1 trong 3 hình thức ăn gồm: Ăn tại bàn, Mang đi, Giao hàng.
Ăn tại bàn: Là hình thức ăn mà khách đến cửa hàng sử dụng dịch vụ
Mang đi: Là hình thức mà khách tới cửa hàng mua đồ mang về
Giao hàng: Là hình thức mà khách đặt qua các kênh giao hàng: Grab, Now,...
Giao diện chọn hình thức ăn
Sau khi tạo đơn hàng theo hình thức ăn, nhấn Đặt món. Nhập số thẻ chờ cho khách hàng đợi lấy món hoặc nhấn Chấp nhận để lấy số thẻ chờ tự động.
Giao diện nhập thẻ chờ
(!) Sau khi chọn xong số bàn / số thẻ chờ, đơn hàng sẽ trừ đi số lượng món đã đặt trong kho (nếu cửa hàng có chọn theo dõi số lượng trong kho) và tiến hành quy trình thanh toán.
d. Hướng dẫn chọn giảm giá
Trong quá trình tạo đơn hàng, ấn vào Giảm giá và chọn chương trình giảm giá trong danh sách để áp dụng vào đơn hàng.
Danh sách chương trình giảm giá
e. Hướng dẫn chọn phụ phí
Phụ phí thường là những phí phát sinh như: phí VAT, phí cho hộp giấy, ống hút..
Trong quá trình tạo đơn hàng, ấn vào Phụ phí và lựa chọn phụ phí trong danh sách để áp dụng vào đơn hàng.
Danh sách các phụ phí có thể áp dụng
f. Hướng dẫn thanh toán với đơn hàng theo hình thức thanh toán trả trước
Sau khi tạo đơn hàng, ấn Đặt món để chọn số bàn / thẻ chờ và tiến hành thanh toán. Dưới đây là giao diện khi ấn thanh toán
Giao diện Thanh toán
(!) Trong quá trình thanh toán này, nếu ấn vào mũi tên Quay lại màn hình chính, đơn hàng sẽ chuyển sang phần Đơn chưa hoàn thành. Các món trong đơn hàng vẫn sẽ trừ vào số lượng trong kho kể cả khi chưa thanh toán.
Giao diện Đơn chưa hoàn thành
Nhân viên chọn một trong số các phương thức thanh toán được quản lý thiết lập trên Dashboard, ví dụ như: Tiền mặt (Cash), Chuyển khoản (Bank Transfer), Ứng dụng GrabPay, Ứng dụng quét mã VNPAY, Thẻ tín dụng (Credit) hoặc Hình thức khác (Others).
Tiếp theo, nhập số tiền khách hàng đưa hoặc chọn mức tiền được cài đặt sẵn.
Chọn Thanh toán để xác nhận giao dịch thành công.
g. Hướng dẫn thanh toán đa phương thức
Hình thức thanh toán đa phương thức cho phép khách hàng thanh toán đơn hàng nhiều lần theo nhiều hình thức thanh toán khác nhau.
Ví dụ: Với đơn hàng trị giá 350.000 VND, nhân viên có thể tiến hành thanh toán như sau:
Thanh toán chuyển khoản: 200.000 VND.
Thanh toán tiền mặt: 150.000 VND.
Các bước thanh toán
đa phương thức
Hình ảnh minh họa
Chọn Hình thức thanh toán đầu tiên và nhập số tiền muốn thanh toán. Ví dụ: Chuyển khoản 200.000 VND
Chọn Thanh toán, màn hình sẽ chuyển sang giao diện yêu cầu ấn Thanh toán tiếp.
Chọn Hình thức thanh toán tiếp theo và nhập số tiền muốn thanh toán nốt. Ví dụ: Tiền mặt 150.000 VND.
Chọn Thanh toán, sau đó chọn Chấp nhận để hoàn tất thanh toán
h. Hướng dẫn xem lại các đơn hàng đã bán
Tại giao diện chính của phần mềm, chọn biểu tượng Đơn đã bán để xem thông tin các đơn hàng đã được bán trong ngày.
Danh sách đơn hàng đã bán trong ngày
Ấn vào đơn hàng để xem thông tin chi tiết. Với mỗi đơn hàng, nhân viên có thể chọn Đánh lỗi hoặc In hóa đơn.
i. Hướng dẫn đánh lỗi đơn hàng
Chọn Đánh lỗi để đánh dấu và chỉnh sửa nếu có sự thay đổi trong đơn hàng đã thanh toán. Những thay đổi trong đơn hàng thường bao gồm: thêm hoặc bớt món ăn, thay đổi phương thức thanh toán, hủy đơn hàng.
Giao diện Đánh lỗi món
Chọn Biểu tượng X để bỏ món ra khỏi đơn hoặc chọn Lỗi cả đơn để bỏ tất cả món trong đơn.
Chọn Lý do của khách hàng khi muốn hủy món trong đơn hàng. Sau đó nhân viên có thể lựa chọn thêm món ăn vào đơn hàng.
Giao diện lựa chọn lý do của khách hàng
Ấn Xác nhận lỗi để tiến hành thanh toán lại hóa đơn vừa được điều chỉnh.
Đơn đánh lỗi đã được thêm món
Mã hóa đơn sau khi đánh lỗi sẽ hiển thị màu đỏ trong danh sách Đơn đã bán.
Mã đơn hàng sau khi đánh lỗi
(!) Hóa đơn lỗi cần được giải quyết trên Dashboard bởi cấp quản lý để được tính vào phần Doanh thu trong ca.
j. Hướng dẫn tạo đơn hàng khi ngoại tuyến
Khi tại cửa hàng bị mất kết nối mạng, nhân viên vẫn có thể tạo đơn hàng như bình thường.
Giao diện tạo đơn hàng khi ngoại tuyến
Sau khi tạo đơn hàng, mục Đơn ngoại tuyến xuất hiện, thống kê chi tiết các đơn hàng được tạo trong lúc mất kết nối mạng.
Mục Đơn ngoại tuyến
Khi cửa hàng có mạng trở lại, đơn hàng ngoại tuyến sẽ tự động Đồng bộ
Danh sách đơn ngoại tuyến
k. Hướng dẫn theo dõi thông tin ca
Chọn Thanh công cụ ẩn (biểu tượng 3 gạch góc trái trên cùng giao diện chính của phần mềm), chọn Quản lý ca để xem thông tin về ca làm việc của nhân viên tại cửa hàng.
Mục Quản lý ca
Thông tin về ca gồm các thông tin chi tiết về nhân viên, số tiền thu được, các món đã bán (theo hình thức bán hàng trực tiếp và giao hàng), voucher đã dùng.
Giao diện Quản lý ca
Ấn vào biểu tượng máy in để in thông tin về ca.
2.1.2. Hình thức thanh toán trả sau
Hình thức thanh toán trả sau áp dụng với những khách hàng đến cửa hàng dùng món trước rồi mới thanh toán. Với hình thức này, nhân viên cần chọn bàn cho khách trước khi tiến hành tạo đơn hàng trên phần mềm.
Với thanh toán trả sau, nhân viên có thể thêm món vào đơn hàng cho mỗi bàn nhiều lần và sau mỗi lần thêm món, chọn Lưu đơn hàng để lưu lại thông tin đơn hàng cho lần thanh toán cuối cùng.
a. Hướng dẫn chọn bàn
Tại giao diện chính của phần mềm, chọn Biểu tượng Bàn để xem danh sách chi tiết bàn tại cửa hàng.
Biểu tượng Bàn
Danh sách chi tiết về bàn hiển thị những thông tin bao gồm: Chú thích về trạng thái bàn, Nhóm bàn, Danh sách bàn.
Giao diện Danh sách chi tiết bàn
Tại Chú thích bàn, nhân viên có thể theo dõi số lượng bàn trống (màu xanh) và bàn có người (màu đỏ).
Nhóm bàn bao gồm danh sách những bàn ăn mang đặc điểm tương đồng với nhau (ví dụ: tầng 1, tầng 2, khu 1, khu 2).
Nhân viên ấn vào bàn trống để chọn bàn cho khách hàng mới và bắt đầu tạo đơn hàng. Với những bàn đã có người ngồi, ấn vào bàn đó để tiếp tục thêm món vào đơn hàng hoặc thực hiện thao tác đổi bàn, thanh toán.
b. Hướng dẫn đổi bàn
Chức năng đổi bàn được áp dụng đối với bàn đã có người ngồi:
Chọn biểu tượng Ba dấu gạch ngang để xem Danh sách đơn hàng:
Biểu tượng Ba dấu gạch ngang
Tại Danh sách đơn hàng, chọn Biểu tượng hai mũi tên hai chiều để thực hiện chuyển bàn cho khách.
Danh sách đơn hàng
Chọn bàn muốn chuyển đến và nhấn Xác nhận để chuyển bàn.
Hình thức thanh toán trả sau áp dụng với những khách hàng đến cửa hàng dùng món trước rồi mới thanh toán. Với hình thức này, nhân viên cần chọn bàn cho khách trước khi tiến hành tạo đơn hàng trên phần mềm.
